Vorwort

Das Land Niedersachsen stellt das Programm DaNiS (Datenbank für niedersächsische Schulen) mit seinen Zusatzmodulen zum Zeugnisdruck (Zeugnis) und der Kursverwaltung (KursExperte) als Schullizenz für die jeweilige Schule zur Verfügung. WinZep war ein Zeugnis-Programm, das auf eine Entwicklung von Herrn Georg Kallage zurückging. 2013 übernahm das NLQ es und pflegte es  weiter, bis 2019 die große Umstellung erfolgte.

Zur Freischaltung benötigen Sie daher Ihre Schulnummer und den zugehörigen Code, den Sie auch für DaNiS nutzen. Falls Sie ihn noch nicht beantragt haben, können Sie ihn sich mit den Zugangsdaten zum Schulnetz unter http://nline.nibis.de/schulnetz/menue/nibis.phtml?menid=1112 abrufen.

Dieses Handbuch gibt Ihnen eine kurze Einführung in das Zeugnisdruckprogramm und seine Benutzung.

Das Zeugnisprogramm ermöglicht eine dezentrale Eingabe von Zeugnisnoten, die  zum Zeugnisdruck übernommen werden.

Es ist dabei möglich, den Export für jede Lehrkraft separat durchzuführen, um ihm die Daten auf einem Stick mitzugeben.

Die Daten können aber auch zur Bearbeitung im Netzwerk abgelegt werden. Zweckmäßigerweise legen Sie in diesem Falle an prominenter Stelle auf dem entsprechenden Arbeitsrechner einen Link zu dem Programm an.

Das Programm DaNiS-Zeugnis arbeitet wie auch das Oberstufenmodul direkt im Zusammenhang mit DaNiS, für das es auch optimiert ist. Allerdings kann es auch andere Daten importieren. Der Import erfolgt komfortabel wie in DaNiS. Die Daten für die Zeugniserstelltung werden mit in der DaNiS-Datenbank vorgehalten, so dass alle Daten auch direkt miteinander verbunden sind.

Dateneingaben:

• Tabelle:
  Die Noten können in einer Tabellenmaske eingegeben werden.
• Datensatz:
  Zusätzlich können die Noten und Bemerkungen auch in einer ebenfalls frei konfigurierbaren Zeugnismaske (schülerorientiert) eingegeben werden.
• Stammdaten:
  Die Stammdaten werden aus DaNiS direkt und anderen Programmen eingelesen. Die Stammdaten können auch an gleicher Stelle aktualisiert werden. Für Schulen, die nicht mit diesen Programmen arbeiten, besteht eine komfortable Möglichkeit der manuellen Dateneingabe oder die Möglichkeit, den ausgefeilten CSV-Import in DaNiS zu nutzen.
• Fehleingaben:
  Das Programm überprüft die Eingaben, um fehlerhafte Eingaben frühzeitig zu erkennen.
• Eingabehilfen:
  Die Dateneingabe wird funktionell unterstützt durch vorhandene bzw. selbst zu erstellende Textbausteindateien.
• Datenexport/-import:
  Um den Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen, neben der Dateneingabe am Schulrechner auch zu Hause am Privatrechner Daten zu bearbeiten, können die Daten durch einen einfachen Mausklick auf einen Stick oder einen anderen beliebigen Datenträger übertragen und dort genauso einfach wieder in das Programm importiert werden. Dazu wird ein kleines portables Programm namens Notentool gestellt, mit dem die Daten angezeigt und bearbeitet werden können.
• Datensicherheit:
• Die Notendateien könne nmit einem Passwort versehen werden. Das heißt, dass eine solche DB für lehrkräfte nur durch Eingabe eines gültigen Kennwortes geöffnet werden kann.
• Drucklayout:
  Im Zeugnismodul gibt es Vorlagen, die mit Fastreport erstellt wurden und die schuleigenen Informationen so weit möglich automatisch übernehmen.
• Druck / Vorschau:
  Der Druck erfolgt direkt vom Programm. Die zu druckenden Zeugnisse bzw. Listen lassen sich in einer Druckvorschau detailliert darstellen, bevor sie endgültig zum Drucker geschickt werden.

Die folgende Matrix gibt einen Überblick über die für Zeugnis.3 relevanten Rechte und deren Zuweisung zu den einzelnen Rollen.

Prinzipiell ist die Nutzung von drei verschiedenen Rollen im Zusammenhang mit dem Zeugnismodul sinnvoll:

1) Zeugnis-Koordination: Eine Person mit diesem Recht hat Zugriff auf sämtliche Funktionen des Zeugnismoduls.

2) Lehrkraft (schreibend): Diese Person kann Eingaben vornehmen und Zeugnisse drucken.

3) Lehrkraft (lesend): Diese Person darf die Notentabelle sehen, aber keine Eingaben tätigen oder Zeugnisse drucken.

Der Administrator kann über den Menüpunkt "Extras -> Optionen -> Rechte bearbeiten" die Personen mit ihren zugehörigen Rollen und Rechten bearbeiten. So kann auch einer Person ohne eine der oben genannten Rollen ein personenspezifisches Recht gegeben werden, so dass diese Noten sehen oder bearbeiten kann.

Das Anlegen eines neuen Nutzers / einer neuen Nutzerin erfolgt auf dem unten gezeigten Weg:

Legende der Bedienelemente:

Benötigen Sie eine Test-Datenbank? Nutzen Sie gern diese anonymisierten Daten, um sie in DaNiS einzuspielen: Testdaten

Ohne DaNiS-Gruppen schließt sich das Programm nach einer Rückmeldung. Wenn die DaNiS-Datenbank nicht auf dem aktuellen Stand ist, muss DaNiS einmal gestartet werden, damit die Datenbankversion aktualisiert werden kann.

Sie können auch bei einer bestehenden Datenbank mit dem versteckten Menüpunkt "Test" (aufrufbar durch die Tastenkombination: Shift + Strg + Alt + T) Zufallsnoten generieren, um Ihren Test schnell zu beginnen. Allerdings geht das nur, wenn Sie vorher in DaNiS Belegungen definiert haben! Es gibt auch unter "Test" einen Menüpunkt "Zeugnis Noten in DaNiS Belegungen". Der soll die Noten zurück übertragen zur Anzeige in DaNIS->Belegung.

Also: Keine Belegung in DaNiS => Keine Note in Zeugnis eintragbar.

Das Feld wird dann im NotenGrid nicht oder grau dargestellt. Lassen Sie in diesem Fall in DaNiS erst einmal die Fachvorgaben laut Erlass eintragen und tragen Sie anschließend die Lehrkräftezuordnungen unter "Bearbeiten" --> "Lehrkräfte" ein.

Ihr Weg zum Zeugnis

Das Zeugnisprogramm wird als Modul angeboten und bietet besonders in der Zusammenarbeit mit DaNiS viele praktische Vorteile. Der Datenaustausch geschieht im Hintergrund, das Rechtesystem passt zu dem von DaNiS.

Sofern Sie alle Stammdaten entsprechend gepflegt bzw. importiert haben, erstellen Sie mit DaNiS und seinen Modulen Zeugnisse komfortabel in 4 Schritten:

Sie sehen also: Grundsätzlich ist es so gedacht, dass die Eingabe von Bewertungen und Konferenzen nicht über das Hauptprogramm laufen. Dafür gibt es zu den Programmen das sogenannte Notentool, ein kleines Programm, das passwortgeschützte verschlüsselte Datenbanken mit den für die Lehrkräfte spezifisch exportierten Daten öffnet und eine einfache Noteneingabe ermöglicht. Das Programm ist portabel und kann somit überall von den Nutzern gestartet werden.

Von Seiten der Administration können die spezifischen Datenbanken samt Notentool in einem Vorgang in ein beliebiges Laufwerk exportiert werden. Zwischen Noteneingabe und Konferenz müssen die Noten natürlich einmal im Hauptprogramm zusammengeführt werden.

Die Zeugnisvorlagen sind anhand der Vorgaben möglichst gut vereinheitlicht, damit die Schulen nur noch sehr wenig bis keinen Anpassungsbedarf haben. Sie werden mit demselben Reportgenerator erzeugt wie auch die Zeugnisse und Berichte der anderen Programme.

Die Menüs bieten Ihnen die wichtigsten Bearbeitungsfunktionen, die auch über die üblichen Tastaturkürzel gesteuert werden können.

Während der Zeugnisvorbereitung dürfen keine Gruppenzuordnungen verändert werden. Daher sind nun im Zeugnismodul einige wenige Zeitpunkte eingerichtet. Während der beiden Phasen der Zeugnisvorbereitung sind einige Menüpunkte in DaNiS ausgeblendet, die zur falschen Personenfiltern führen könnten.

Nachdem Sie den entsprechenden Zeitpunkt gewählt haben, sind alle Belegungen aus DaNiS automatisch übertragen.

Sie können die im Baum oder der Tabelle dargestellten Informationen vielfach filtern und gezielt nach bestimmten Werten suchen.

Wollen Sie z.B. nur die Noten von bestimmten Klassenlehrkräften sehen? Wählen Sie im Datenbaum oben die passenden Filter mit einem Klick aus:

Wollen Sie einen Gruppennamen suchen, rufen Sie mit STRG+F das Suchfenster auf. Nun können Sie den Gruppennamen eintippen:

Das Programm ist in der Mitte durch einen sog. Splitter aufgeteilt. An dieser Stelle können Sie die Aufteilung der Ansicht ändern, wenn Sie z.B. unten rechts Textbewertungen eingeben wollen und dieser Bereich zu klein zu sein scheint. Um die Tabellenübersicht größer darzustellen, kann auch der rechte Bereich über den Schalter "Texte schließen/öffnen" oder den Splitter geschlossen werden.

Wenn Sie über den markierten Bereich fahren, wird der Mauszeiger sich in einen Doppelpfeil mit zwei Linien in der Mitte verändern. Nun können Sie die Aufteilung des Bildschirms Ihren Bedürfnissen anpassen.

Zur dezentralen Eingabe von Noten für die Zeugnisprogramme ist ein Notentool geschaffen worden, das für Lehrkräfte jeweils eine eigene kleine, passwortgeschützte Datenbank (Notendatei) erstellt. Diese lässt sich nur mit dem Programm Notentool öffnen und bietet die Noteneingabe für die jeweiligen Klassen und Fächer, bzw. Kurse der Lehrkraft an. Sofern nicht alle Lehrkräfte gesetzt sind, meldet der Export einen entsprechenden Fehler wie diesen:

Die Klassenleitungen tragen Sie praktischerweise schon in DaNiS ein.

Hier der Import- / Export-Dialog:

Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt Sie die Noten abgleichen, können sie eine vollständige oder bedingte Notensynchronisation vornehmen:

Der Wippschalter zeigt immer die gerade gewählte Option an.

Die Lehrkräfte melden sich mit ihrem Namenskürzel und einem automatisch generierten Passwort an, das in der Liste der Lehrkräfte zu finden ist.

Schauen Sie sich während des Exports die kurze Erläuterung zum Programm an:

Weiteres in der Hilfe zum Notentool.

Wurde Ihnen eine Notendatei zur Bearbeitung bereitgestellt, öffnen Sie diese mit Hilfe der Notentool.exe.

Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Noten einzugeben. Verwenden Sie die zur Verfügung stehenden Filter, um Ihre Eingaben effektiver zu tätigen.

• Sie haben eine Klassenleitung und wollen personenbezogen alle Leistungen eingeben? Dies ist die Normaleinstellung. Hierbei werden Ihnen auch die Fächer und Kurse anderer Lehrkräfte angezeigt. Um in diesem Fall nur die Noten Ihrer selbst unterrichteten Fächer anzeigen zu lassen, setzen Sie einen Filter in der Spalte "Lehrkraft" oder aktivieren Sie den blauen Schalter "Nur eigene Noten anzeigen". Möchten Sie als Klassenlehrkraft auch die Noten der Fachlehrer eingeben, aktivieren Sie den roten Schalter "Bearbeitung der Noten anderer Lehrkräfte erlauben.".

Abbildung 1

• Sie haben Schülerinnen und Schüler in mehreren Fächern und möchten diese Fächer nacheinander für alle Schülerinnen und Schüler eingeben? Filtern Sie, indem Sie das entsprechende Fachkürzel wählen, das aktuell bearbeitet werden soll.

Um eine gezielte Eingabe zu tätigen oder zu verändern, verwenden Sie das Suchfeld über der Tabelle, um z.B. einen Schüler- oder Kursnamen einzugeben.

Wenn Sie Texte statt Noten oder Zeugnisbemerkungen eingeben wollen, öffnen Sie durch Klicken des Splitters den rechten Bereich des Notentools.

Die Eingabe bietet Ihnen eine Rechtschreibkorrektur.

Textbausteine können wie folgt eingebunden werden:

#<Bezeichnung des Textbausteins> + Drücken der Tab-Taste

Beispiel:

#AVc + Tab = Das Arbeitsverhalten entspricht den Erwartungen.

Es kann vorkommen, dass an den Texten oder Noten im Nachhinein noch etwas verändert werden muss. Dies können Sie in der Hauptansicht machen.

Klicken Sie in das zu ändernde Feld und geben Sie die Korrektur ein.

Wollen Sie in ein Textfeld einen Textbaustein einfügen? Geben Sie # und das Kürzel ein und lassen Sie den vorgefertigten Text mit STRG+T eintragen:

Notenausgabe

Da die Eingabe meist über das Notentool erfolgt, wird dieser Überblick vorrangig zur Nachbearbeitung dienen.

Natürlich können Sie solche Tabellen auch schnell über Berichte - Tabellendruck auf Papier oder PDF ausgeben. Bedenken Sie in diesem Fall aber, dass Sie die Daten anschließend sicher verwahren:

Hier die PDF-Ausgabe:

Die Fächersortierung ist per Verordnung festgelegt. Diese Sortierung wird auch in den Zeugnisvorlagen automatisch berücksichtigt.

Sollte einmal eine Änderung nicht automatisch korrekt angezeigt werden, können sie die Position hier manuell für die aktuellen Zeugnisse einstellen. Über den Schalter "Fächersortierung zurücksetzen" können Sie die Änderungen gruppen-, klassen- oder schulgliederungs- oder schuljahresweit zurücksetzen.

Das Zeugnismodul hat einen übersichtlichen Druckdialog, in den automatisch alle Gruppen und Noten geladen werden. Die Layouts sind so voreingestellt, dass das Standardlogo aus DaNiS in die Zeugnisvorlage eingebunden wird.

Das Zusammenstellen der Zeugnisse kann, je nach Datenmenge, ggf. etwas dauern:

1. Drucken Sie die Zeugnisse einzeln, in Gruppen oder  gesammelt aus, indem Sie über die Schalter oder die Häkchen Ihre Auswahl treffen.

2. Die Form wird gemäß der Eingaben automatisch gewählt. Sehen Sie sich ggf. vor dem Druck die Vorschau an.

Haben Sie vorher im Baum eine bestimmte Klasse gewählt? In diesem Fall wird dieser Filter automatisch in den Druck-Dialog übernommen:

3.        In den Optionen können Sie das Konferenz- und das Ausgabedatum für die getroffene Auswahl festlegen. Außerdem können Sie hier global den Ausgabeort ändern.

4.        In der Tabelle können Sie Konferenz- und Ausgabedatum auch individuell einstellen.

5.        Betätigen Sie den Schalter, je nachdem, ob die Noten auf dem Zeugnis als Zahl oder als Wort ausgegeben werden sollen.

Die Zeugnisformulare sind in "Basis" und "Layout" aufgeteilt.

• Das Basis-Zeugnis ist die Vorlage für Kopf und Fuß des zu erstellenden Zeugnisses. Diese Vorlage ergänzt jedes gewählte Layout. Der Sinn dieser Aufteilung besteht darin, dass Sie Änderungen am Kopf oder Fuß Ihres Zeugnisses nicht für jede an Ihrer Schule im Einsatz befindliche Vorlage erneut übernehmen müssen. Wollen Sie z.B. das Logo Ihrer Schule im Zeugniskopf anpassen, müssen Sie dies lediglich im "Basis-Zeugnis" tun. Diese Änderung wird von allen Layouts automatisch übernommen.

• Unter "Layout" finden Sie die unterschiedlichen Mittelteile der Zeugnisse für die verschiedenen Schul- und Darstellungsformen.

Das Zeugnismodul hat einen übersichtlichen Druckdialog, in den automatisch alle Gruppen und Noten geladen werden. Die Layouts sind so voreingestellt, dass das Standardlogo aus DaNiS in die Zeugnisvorlage eingebunden wird.

Das Zusammenstellen der Zeugnisse kann, je nach Datenmenge, ggf. etwas dauern:

1. Drucken Sie die Zeugnisse einzeln, in Gruppen oder  gesammelt aus, indem Sie über die Schalter oder die Häkchen Ihre Auswahl treffen.

2. Die Form wird gemäß der Eingaben automatisch gewählt. Sehen Sie sich ggf. vor dem Druck die Vorschau an.

Haben Sie vorher im Baum eine bestimmte Klasse gewählt? In diesem Fall wird dieser Filter automatisch in den Druck-Dialog übernommen:

3.        In den Optionen können Sie das Konferenz- und das Ausgabedatum für die getroffene Auswahl festlegen. Außerdem können Sie hier global den Ausgabeort ändern.

4.        In der Tabelle können Sie Konferenz- und Ausgabedatum auch individuell einstellen.

5.        Betätigen Sie den Schalter, je nachdem, ob die Noten auf dem Zeugnis als Zahl oder als Wort ausgegeben werden sollen.

Die Zeugnisformulare sind in "Basis" und "Layout" aufgeteilt.

• Das Basis-Zeugnis ist die Vorlage für Kopf und Fuß des zu erstellenden Zeugnisses. Diese Vorlage ergänzt jedes gewählte Layout. Der Sinn dieser Aufteilung besteht darin, dass Sie Änderungen am Kopf oder Fuß Ihres Zeugnisses nicht für jede an Ihrer Schule im Einsatz befindliche Vorlage erneut übernehmen müssen. Wollen Sie z.B. das Logo Ihrer Schule im Zeugniskopf anpassen, müssen Sie dies lediglich im "Basis-Zeugnis" tun. Diese Änderung wird von allen Layouts automatisch übernommen.

• Unter "Layout" finden Sie die unterschiedlichen Mittelteile der Zeugnisse für die verschiedenen Schul- und Darstellungsformen.

Im Menü Datei können Sie mit der Rolle Zeugnis-Koordination den Abgleich der Daten mit DaNiS manuell ausführen. Dieser Vorgang geschieht aber auch automatisch beim Start des Zeugnismoduls und beim Drücken der Taste F5.

Außerdem können Sie hier den Export einer Notentool-Datei durchführen, die Sie den anderen Lehrkräften Ihrer Schule zur Verfügung stellen. Wurden mit dem Notentool Daten erfasst, können Sie hier Notentool-Dateien reimportieren.

Im Zeugnis-Modul sind an sich nicht viele Bearbeitungsfunktionen vorgesehen, allerdings wird es sicher immer wieder Nacharbeiten durch die koordinierenden Lehrkräfte geben müssen.

Die Lehrkräftezuweisungen spielen eine wichtige Rolle, da sie darüber entscheiden, wer welche Daten sehen kann.

Unter Bearbeiten -> Lehrkräfte können Sie die ggf. noch fehlenden Zuordnungen für Klassen und Kurse vornehmen:

Sie sehen an dieser Stelle auch die Passwörter für die Notentool-Datenbanken, die automatisch generiert werden und die Sie an dieser Stelle entweder in eine Excel-Datei \Documents\LehrkraefteExport.xlsx exportieren (für die Steuerung eines Serienbriefes an die Kolleginnen und Kollegen) oder drucken können. Bitte verwahren Sie diese Daten entsprechend sicher.

Hier können Textbausteine verwaltet werden. Auf der rechten Seite ist die Erläuterung zu vorhandenen Platzhaltern zu sehen, die immer in %-Zeichen angegeben werden müssen.

Textbausteine werden durch das Voranstellen des #-Zeichens, dem Anfügen der TBKennzahl und dem Drücken von Strg+T in den entsprechenden Textbaustein umgewandelt.

Die Funktion "Halbjahr zurücksetzen" können Sie verwenden, um bestimmte Werte der Datenbank-Tabelle für das Zeugnismodul zu löschen. Dies kann sinnvoll sein, nachdem Sie Tests durchgeführt oder versehentlich falsche Werte übernommen haben.

Hier findet sich die Hauptfunktion dieses Moduls: Das Drucken der Zeugnisse.
Grundsätzlich haben Sie zunächst immer die Möglichkeit, sich gewählte Listen auf dem Bildschirm anzusehen. Der eigentliche Ausdruck erfolgt erst mit der Druckauswahl in der Druckvorschau.

Die Option "Tabellendruck" bietet Ihnen die Möglichkeit, die aktuell angezeigte Tabelle des Hauptfensters auszudrucken oder abzuspeichern.

Der Tabellendruck liefert Ihnen eine Druckvorschau der aktuell angezeigten Tabelle im Hauptfenster.

Die Tabelleneinstellungen wie Spaltenauswahl und -breite, die von Ihnen vorher vorgenommen wurden, werden in diese Ansicht übertragen. Von hier aus können Sie die Notenübersicht abspeichern oder ausdrucken.

Es ist wichtig, dass Sie den korrekten Zeitpunkt wählen, damit Ihnen auch alle Belegungen im Programm zur Verfügung stehen.

Für Nutzung in Verbindung mit dem Zeugnis gibt es nun wie im Oberstufenmodul Zeitpunkte. Diese dienen auch dazu, dass während der Zeugniserstellung keine gravierenden Datenänderungen wie Gruppenwechsel erfolgen können. Alle Menüpunkte, die von daher deaktiviert werden, werden ausgegraut und mit einem Stern versehen.

Hier legen Sie Nutzerinnen und Nutzer an und weisen ihnen die Rollen zu:

1. Person anlegen,
2. Namen vergeben,
3. Passwort vergeben,
4. Rollen zuweisen.

Möchten Sie ein Zeugnis-Layout Ihren Bedürfnissen anpassen oder neu erstellen, denken Sie bitte daran, die verbindlichen Vorgaben laut Erlass bezüglich Inhalt und Layout zu berücksichtigen.

Möchten Sie eine Änderung im Kopf oder Fuß des Zeugnisses vornehmen, z.B. das Anpassen des Logos, wählen Sie den Menüpunkt "Basis -> Bearbeiten":

Soll die Änderung im Mittelteil / Notenblock des Zeugnisses erfolgen, öffnen Sie das gewünschte Layout über die Schaltfläche "Layout -> Bearbeiten":

Im sich öffnenden FastReport-Designer haben Sie die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen.

DaNiS liefert Ihnen viele Daten, die Sie in Ihrem Layout einsetzen können. Die Auswahl erfolgt dabei über den Menüpunkt Report -> Daten:

Folgende Datenquellen stehen Ihnen standardmäßig zur Verfügung und können in diesem Fenster an- oder abgewählt werden:

• Bemerkungen:        Angaben zu AV/SV, Fehltagen (UE = unentschuldigt / VS = versäumte Unterrichtstage), AG-Teilnahme, Bemerkungen, Interessen
• Bewertungen:        Angaben zur Note (Wert, Fach, Kurs, Niveau, Epochal,...)
• BewertungenSub:        Angaben zu Unterkategorien von belegten Fächern (z.B. in der GS "Deutsch - Schreiben, Texte verfassen")
• F:                        Die Fachbezeichnung zum genannten Kürzel (z.B. erzeugt der Aufruf von <F."BI"> das Wort "Biologie")
• Global:                Allgemeine Daten zum Zeugnis (HJ, Schuljahr, Ausgabeort und -datum,...)
• N:                        Gibt die Benotung zum genannten Fach der aktuell gewählten Person aus.
• Person:                Personendaten zur aktuell behandelten Person
• Schule:                Allgemeine Informationen zur Schule
• T:                        Gibt die Textbeurteilung des genannten Faches für die aktuell gewählte Person aus.
• U:                        Untertitel von Fachbezeichnungen (z.B. Arbeit-Wirtschaft-Technik -> "einschl. Hauswirtschaft")