Das Erstellen von Abfragen wird durch besondere Masken und einen Querybuilder vereinfacht. Sie können auch mit einem Layout verbunden werden.

Sie können jedoch auch anspruchsvolle Abfragen selbst erstellen und damit besondere Anforderungen Ihrer Schule gerecht werden.

Eine Reihe fertiger Berichte werden mit dem Programm ausgeliefert. Weitere werden im Forum bei Bedarf zur Verfügung gestellt.

Hier können Sie neue Abfragen erstellen oder auch bestehende Abfragen öffnen.

Unter dem Menüpunkt >Listen-neue Abfrage< können Sie eigene Abfragen und Listenlayouts erstellen.

 bietet Ihnen dabei umfangreiche Möglichkeiten der Datenbanksprache SQL an..

Die Karteireiter führen Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung der Abfrage.

Eine Abfrage kann verschiedene Ziele ansteuern:

Am wichtigsten dabei ist sicherlich die Datenanzeige, die standardmäßig aufgerufen wird. Sie beschränkt sich, wie der Name schon sagt, auf das Anzeigen von Daten, die allerdings auch gedruckt werden können.

Mit Datenveränderung können Sie per SQL-Befehle viele Daten auf einmal manipulieren. Die damit verbundenen Möglichkeiten sind teilweise sehr gefährlich und sollten nur von geübten Programmierern angewendet werden.

Die Mehrschritt-Datenanzeige erlaubt umfangreiche Auswertungen, die vor allem für Statistik interessant sind.

Gehen wir davon aus, dass Sie gerade eine Abfrage erstellt haben oder eine Abfrage geladen haben.

1. Rufen Sie anschließend den Menüpunkt „Drucken – Layout bearbeiten und drucken“ auf. Sie erhalten eine Druckvorschau der erzeugten (Standard-)Liste. Auf Ihr erscheinen normalerweise der Listenkopf, der Titel und der Untertitel Ihrer Abfrage. Sie können diese Ansicht mit einem Druck auf das Druckersymbol ausdrucken oder mit Anwahl des Menüpunktes „Layout verändern – aktuelles Layout bearbeiten“ frei gestalten.

2.  startet nun das integrierte Programm FASTREPORT, mit dem Sie Reports gestalten können
   .
   Am Beispiel der Zuhörer bei mündlichen Prüfungen sollen wesentliche Schritte demonstriert werden:
   
   
   1. In der Mitte erscheint die zu gestaltende Seite, während Sie oben die üblichen Formatierungsbefehle finden und links die möglichen einzufügenden Objekte:
      
      Die grau unterlegten Zonen sind Bereiche, in denen Datenfelder angezeigt werden können. Der Pageheader enthält einen Subreport, in dem sich der übliche Kopf befindet, der Unterbereich Titel und Untertitel. Im Hauptkopf finden Sie die Spaltenüberschriften der auszugebenden Tabelle. Unter Hauptdaten werden die entsprechenden Daten ausgegeben.
   2. So stellt sich dieser Kopf dar - er enthält einen Platzhalter für ein Logo und die Angaben zur Schule:
      
   3. Sie können jedes eingerahmte Feld durch einen Doppelklick oder durch Auswahl und Aufrufen des Menüpunktes „Bearbeiten – Bearbeiten“ verändern. Es erscheint das Fenster:
      
   4. Geben Sie die Veränderung ein und bestätigen Sie die Änderung mit OK. Haben Sie, wie in diesem Beispiel, nur Text eingegeben, wird dieser auch als solcher ausgegeben.
      
      Die Taste  bietet Ihnen nun die Möglichkeit, die erzeugte Liste anzuschauen.
   5. Wollen Sie Daten aus der Datenbank holen, halten Sie sich an folgende Vorgaben von Fastreport:

• • WENN... DANN... SONST wird von Fastreport interpretiert, sofern die Bedingung die entsprechende Syntax einhält: IIF(Bedingung,dann,sonst)
    Soll eine Wenn-Schleife zur Steuerung der Textausgabe genutzt werden, muss die Anweisung in eckigen Klammer stehen.[IIF(<SchuelerFR."Geschlecht">='M', 'Ihm', 'Ihr')] wählt Ihm im Falle, dass das Geschlecht mit M angegeben wurde, Ihr in allen anderen Fällen. Die Vergleichswerte werden hier in einfache Anführungszeichen gesetzt, weil mit einem Text aus der Datenbank verglichen werden soll. Ein Zahlenwert dagegen wird nicht in Anführungszeichen gesetzt.
    Es werden eckigen Klammern umrahmen alles, was als Text ausgegeben werden soll, spitze Klammern Variablen und DB-Felder.
    Oder anders gesagt: Doppelte Klammern müssen innen, um die eigentlichen Feldeinträge / Variablen herum, spitze Klammern nutzen. Eckige Klammern leiten in die Ausgabe um. Konkret: Wird eine Abfrage in eckige Klammern gesetzt, erscheint ihr Ergebnis im Ausdruck. Wird die Abfrage nicht in eckige Klammern gesetzt, erscheint die Abfrage im Ausdruck.
    [(<   >) ]
    Enthält ein Ausdruck nur eine Variable, können die spitzen Klammern fehlen, sollten im Ausdruck jedoch mehrere Glieder enthalten sein, sind die Klammern Pflicht. Soll der Wert der Variable ausgegeben werden, gilt wie oben, dass die eckigen Klammern nötig sind.
    [<>]
  • Funktionen werden nicht in Klammern gesetzt.
  • Bei der Formatierung von Zahlenausgaben mit FORMATFLOAT bitte eine Formatierung mit Kommastellen wie in Deutschland üblich mit einem Komma angeben.
    [IIF(<frGruppen."punkte_quali">=0, '',FORMATFLOAT('0,0', <frGruppen."punkte_quali">))]

Weitere Beispiele:

• • • [IIF(ZeugnSchulform='des Gymnasiums','im Gymnasium',IIF(ZeugnSchulform='Integrierte Gesamtschule', 'in der Integrierten Gesamtschule', 'in der Kooperativen Gesamtschule'))]
    • [IIF(<Bericht."Klasse">>0,'für Klasse ','')][IIF(<Bericht."Klasse">>0,<Bericht."Klasse">,'')]

1. 6. Schließen Sie am Ende das Programm FASTREPORT, speichern Sie dabei Ihr Layout temporär zwischen, und die Druckvorschau und speichern Sie Ihre Abfrage! Damit wird auch automatisch das Layout in der Abfragen gespeichert.
      
      
      

Fehlersuche in Fastreportabfragen

• • Sollen Variablen zusammen mit einem festen Text in eine WENN... DANN... SONST-Schleife geschrieben werden und es folgt eine Rückmeldung "zu viele wirkliche Parameter", kann es helfen, eine IIF-Abfrage in mehrere aufzuteilen.
  • Rückmeldung "Identifier expected" verweist meist darauf, dass entsprechende spitze Klammern fehlen.

Anmerkung

Gegenüber der früheren Version wird nun die Ansicht in drei Reiter am oberen Rand aufgeteilt: Code, Data und die jeweilige Seite. Das bedeutet, dass man auch nicht unbedingt gleich beim Öffnen von Feldeingaben den zugehörigen Code sieht. Dafür lassen sich viele Abfragen direkt per SQL gestalten, sodass man den Code nur noch in seltenen Fällen brauchen wird. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, um benutzergesteuerte Eingaben in Berichte einzubauen.

Am Beispiel einer Liste für Tutorinnen und Tutoren soll die Vorgehensweise erläutert werden.

1. Wählen Sie zunächst den Reiter „SQL-Anweisung“.
   In der Regel benötigen Sie Daten aus der Datenbank „Schueler“. Sie wählen die gewünschten Daten mit dem Befehl „Select …. from schueler“. Für das Beispiel benötigen Sie die Felder „Vorname“, „Nachname“, „Tutor“ und „Geburtsdatum“. Die Felder werden durch ein Komma voneinander getrennt.
   
   
2. Fügen Sie in der zweiten Zeile den Befehl „order by tutor,nachname,vorname“ ein:
   
   
   

3. Drücken Sie nun zunächst auf die Taste „Testen“. Es sollte dann die Meldung „Die Abfrage führt zu einer Antwort“ erscheinen. Andernfalls prüfen Sie bitte die Schreibweisen.
   1. Wollen Sie einen benutzerdefinierten Parameter abfragen? Kennzeichnen Sie diesen mit einem & - nicht wie früher mit %. Also heißt es jetzt auch &Schuelerfilter (der Ausdruck muss in der WHERE-Abfrage übrigens nicht in Klammern).
   2. Benutzervariablen dürfen keine Sonderzeichen enthalten, es sei denn, man setzt sie in `` (SHIFT+Akzenttaste, also Accent grave und ein Leerzeichen).

In der BDE-Version verwendete Parameter wie %Semester?1/4 müssen nun  &`Semester? 1..4` geschreiben werden. Diese Schreibweise muss dann auch im SQL-Teil verwendet werden, z.B. WHERE &`Semester? 1..4` = 3.

4. Wechseln Sie nun zu dem Reiter „Spalten-Optionen“ und drücken Sie auf die Taste „fehlende Spalten ergänzen“. Sie erhalten folgenden Bildschirm:

Sollte es Probleme bei der Übernahme von Abfragen aus der Version 3.4 geben: Einfach die betreffende Spalte löschen und gleich wieder einfügen ("fehlende Spalten ergänzen"). Damit wird intern der korrekte Datentyp verwendet.

5. Mit dem Reiter „Tabellensicht“ können Sie sich die erzeugten Daten ansehen.

6. Um auch eine Druckausgabe ihrer Daten erstellen zu können, müssen Sie zunächst ein Layout erzeugen. Dies geschieht durch Anwahl des Menüpunktes „Layout – Layout erzeugen“. Es erscheint die Anfrage, ob Sie das bestehende Layout überschreiben wollen. Wählen Sie "Ja" und rufen Sie anschließend den Menüpunkt „Drucken – Layout bearbeiten und drucken“ auf und sehen eine Standardliste. Ihre erste kleine Abfrage ist fertig.