FAQ zur Schulverwaltungssoftware

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"Beim Einlesen gespeicherter Durchschnittsnoten..." bei der Rückmeldung der Abiturstatistik

Bitte immer die neuste Version von nutzen, wie dies auch von den technischen Hinweisen beschrieben wird. Die Schnittstelle ändert sich fast jedes Jahr entsprechend den Anforderungen des Kultusministeriums. Seit der Version 2.91 können noch nur voll ausgefüllte Zeilen gespeichert werden. Wird die Eingabe zwischendurch abgebrochen und das Ergebnis nicht gesichert, stehen nur noch die schon in vorhandenen Daten zur Verfügung, nachdem vorher eine Fehlermeldung über die falschen Daten informiert.

"Es ist ein Fehler aufgetreten": Sie benutzen eine veraltete Programmversion zum Erstellen der Datei. Seit 2022 müssen auch die Sonderauswertungen in Abi eingegeben sein, damit eine gültige Datei erstellt werden kann.

"Es wurden keine drei besten Schüler gefunden..."

Bitte stellen Sie sicher, dass in Abi.5 alle Schülerinnen und Schüler zugelassen und überprüft sind.

"Klasse nicht registriert" im Modul Durchschnittsnoten

"Klasse nicht registiert..." im Modul Durchschnittsnoten

Beim Aufruf des Moduls „Durchschnittsnoten“ kann es in Einzelfällen zu der Fehlermeldung "Klasse nicht registriert, Class ID: ..." kommen. Dies signalisiert, dass in Ihrer Windowsinstallation der Teil fehlt, der für die Verarbeitung von XML-Dateien notwendig ist.
Dieser Link weist auf die entsprechende Seite von Microsoft, von der Sie sich die fehlenden Dateien, MSXML 4.0 Service Pack 3 (Microsoft XML Basisdienste), herunterladen können. Für die Installation benötigen Sie Administratorenrechte.

A

Abfragen (Abi.5)

"Abfragen bearbeiten" erlaubt das Erstellen von Anfragen / Abfragen an die Datenbank und das Bearbeiten vorgegebener Abfragen und Listen mit Hilfe der Datenbanksprache SQL und des eingebundenen Programms FAST REPORT. In die genaue Funktionsweise von SQL können wir hier nicht einführen. Im Netz finden sich aber zahlreiche Handreichungen.

Das Erstellen von Abfragen wird durch besondere Masken und einen Querybuilder vereinfacht. Sie können auch mit einem Layout verbunden werden.

Sie können jedoch auch anspruchsvolle Abfragen selbst erstellen und damit besondere Anforderungen Ihrer Schule gerecht werden.

Eine Reihe fertiger Berichte werden mit dem Programm ausgeliefert. Weitere werden im Forum bei Bedarf zur Verfügung gestellt.

Alternativbegriffe:

Abfragen bearbeiten (Abi.5)

Neu...

Hier können Sie neue Abfragen erstellen oder auch bestehende Abfragen öffnen.

Abfragen erstellen (Abi.5)

Unter dem Menüpunkt >Listen-neue Abfrage< können Sie eigene Abfragen und Listenlayouts erstellen.

bietet Ihnen dabei umfangreiche Möglichkeiten der Datenbanksprache SQL an..

Die Karteireiter führen Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung der Abfrage.

Einstellungen: Bezeichnung der Abfrage. Der Titel erscheint anschließend als benutzerdefinierte Abfrage

SQL-Anweisung: SQL-Befehle zur Auswahl der Daten

Spalten-Optionen: Anzeige der unter SQL-Anweisung ausgewählten Datenfelder

Tabellensicht: Anzeige der Daten

Eine Abfrage kann verschiedene Ziele ansteuern:

Am wichtigsten dabei ist sicherlich die Datenanzeige, die standardmäßig aufgerufen wird. Sie beschränkt sich, wie der Name schon sagt, auf das Anzeigen von Daten, die allerdings auch gedruckt werden können.

Mit Datenveränderung können Sie per SQL-Befehle viele Daten auf einmal manipulieren. Die damit verbundenen Möglichkeiten sind teilweise sehr gefährlich und sollten nur von geübten Programmierern angewendet werden.

Die Mehrschritt-Datenanzeige erlaubt umfangreiche Auswertungen, die vor allem für Statistik interessant sind.

Abfragen mit eigenem Layout (Abi.5)

Gehen wir davon aus, dass Sie gerade eine Abfrage erstellt haben oder eine Abfrage geladen haben.

Rufen Sie anschließend den Menüpunkt „Drucken – Layout bearbeiten und drucken“ auf. Sie erhalten eine Druckvorschau der erzeugten (Standard-)Liste. Auf Ihr erscheinen normalerweise der Listenkopf, der Titel und der Untertitel Ihrer Abfrage. Sie können diese Ansicht mit einem Druck auf das Druckersymbol ausdrucken oder mit Anwahl des Menüpunktes „Layout verändern – aktuelles Layout bearbeiten“ frei gestalten.

startet nun das integrierte Programm FASTREPORT, mit dem Sie Reports gestalten können
.
Am Beispiel der Zuhörer bei mündlichen Prüfungen sollen wesentliche Schritte demonstriert werden:
1. In der Mitte erscheint die zu gestaltende Seite, während Sie oben die üblichen Formatierungsbefehle finden und links die möglichen einzufügenden Objekte:
  
  Die grau unterlegten Zonen sind Bereiche, in denen Datenfelder angezeigt werden können. Der Pageheader enthält einen Subreport, in dem sich der übliche Kopf befindet, der Unterbereich Titel und Untertitel. Im Hauptkopf finden Sie die Spaltenüberschriften der auszugebenden Tabelle. Unter Hauptdaten werden die entsprechenden Daten ausgegeben.
2. So stellt sich dieser Kopf dar - er enthält einen Platzhalter für ein Logo und die Angaben zur Schule:
3. Sie können jedes eingerahmte Feld durch einen Doppelklick oder durch Auswahl und Aufrufen des Menüpunktes „Bearbeiten – Bearbeiten“ verändern. Es erscheint das Fenster:
4. Geben Sie die Veränderung ein und bestätigen Sie die Änderung mit OK. Haben Sie, wie in diesem Beispiel, nur Text eingegeben, wird dieser auch als solcher ausgegeben.
  
  Die Taste bietet Ihnen nun die Möglichkeit, die erzeugte Liste anzuschauen.
5. Wollen Sie Daten aus der Datenbank holen, halten Sie sich an folgende Vorgaben von Fastreport:

- WENN... DANN... SONST wird von Fastreport interpretiert, sofern die Bedingung die entsprechende Syntax einhält: IIF(Bedingung,dann,sonst)
  Soll eine Wenn-Schleife zur Steuerung der Textausgabe genutzt werden, muss die Anweisung in eckigen Klammer stehen.[IIF(<SchuelerFR."Geschlecht">='M', 'Ihm', 'Ihr')] wählt Ihm im Falle, dass das Geschlecht mit M angegeben wurde, Ihr in allen anderen Fällen. Die Vergleichswerte werden hier in einfache Anführungszeichen gesetzt, weil mit einem Text aus der Datenbank verglichen werden soll. Ein Zahlenwert dagegen wird nicht in Anführungszeichen gesetzt.
  Es werden eckigen Klammern umrahmen alles, was als Text ausgegeben werden soll, spitze Klammern Variablen und DB-Felder.
  Oder anders gesagt: Doppelte Klammern müssen innen, um die eigentlichen Feldeinträge / Variablen herum, spitze Klammern nutzen. Eckige Klammern leiten in die Ausgabe um. Konkret: Wird eine Abfrage in eckige Klammern gesetzt, erscheint ihr Ergebnis im Ausdruck. Wird die Abfrage nicht in eckige Klammern gesetzt, erscheint die Abfrage im Ausdruck.
  [(< >) ]
  Enthält ein Ausdruck nur eine Variable, können die spitzen Klammern fehlen, sollten im Ausdruck jedoch mehrere Glieder enthalten sein, sind die Klammern Pflicht. Soll der Wert der Variable ausgegeben werden, gilt wie oben, dass die eckigen Klammern nötig sind.
  [<>]
- Funktionen werden nicht in Klammern gesetzt.
- Bei der Formatierung von Zahlenausgaben mit FORMATFLOAT bitte eine Formatierung mit Kommastellen wie in Deutschland üblich mit einem Komma angeben.
  [IIF(<frGruppen."punkte_quali">=0, '',FORMATFLOAT('0,0', <frGruppen."punkte_quali">))]

Weitere Beispiele:

- - [IIF(ZeugnSchulform='des Gymnasiums','im Gymnasium',IIF(ZeugnSchulform='Integrierte Gesamtschule', 'in der Integrierten Gesamtschule', 'in der Kooperativen Gesamtschule'))]
  - [IIF(<Bericht."Klasse">>0,'für Klasse ','')][IIF(<Bericht."Klasse">>0,<Bericht."Klasse">,'')]

1. Schließen Sie am Ende das Programm FASTREPORT, speichern Sie dabei Ihr Layout temporär zwischen, und die Druckvorschau und speichern Sie Ihre Abfrage! Damit wird auch automatisch das Layout in der Abfragen gespeichert.

Fehlersuche in Fastreportabfragen

- Sollen Variablen zusammen mit einem festen Text in eine WENN... DANN... SONST-Schleife geschrieben werden und es folgt eine Rückmeldung "zu viele wirkliche Parameter", kann es helfen, eine IIF-Abfrage in mehrere aufzuteilen.
- Rückmeldung "Identifier expected" verweist meist darauf, dass entsprechende spitze Klammern fehlen.

Anmerkung

Gegenüber der früheren Version wird nun die Ansicht in drei Reiter am oberen Rand aufgeteilt: Code, Data und die jeweilige Seite. Das bedeutet, dass man auch nicht unbedingt gleich beim Öffnen von Feldeingaben den zugehörigen Code sieht. Dafür lassen sich viele Abfragen direkt per SQL gestalten, so dass man den Code nur noch in seltenen Fällen brauchen wird. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, um nutzergesteuerte Eingaben in Berichte einzubauen.

Alternativbegriffe:

Abfragen zur Datenänderung (Abi.5)

Auch hier gilt, dass Sie diese Funktion auf eigene Gefahr verwenden. Ohne Datensicherung kann der Support Ihnen nicht bei der Wiederherstellung von ggf. zerstörten Daten helfen.

Sie können diesen Abfrage-Typ nutzen, um den Datenbestand, auf den  zugreift, direkt mit Hilfe von SQL-Befehlen zu verändern. So können Sie z.B. einfache Suchen/Ersetzen-Funktionen realisieren. Gleich zu Beginn eine Warnung: Wenn Sie auf diese Art und Weise unkontrolliert in der Datenbank Veränderungen vornehmen, umgehen Sie (fast) alle Überprüfungsmechanismen von . Es kann somit zu Inkonsistenzen kommen, da  eine Datenstruktur erwartet, die Sie zerstört haben. Sie sollten also sehr sicher in Ihrem Tun sein, wenn Sie eine Daten-Veränderungs-Abfrage durchführen. Daher ist auch eine vorherige Datensicherung sinnvoll.

Nachdem Sie im Bereich „Abfrage-Typ" den Knopf „Daten-Veränderung" aktiviert haben, wandelt sich der am unteren Ende des Dialoges angeordnete Schalter „Drucken" zum Schalter „Ausführen" um, da das Ziel einer Daten-Veränderung kein Ausdruck, sondern eine Daten-Manipulation ist. Gleichzeitig verschwinden einige Registerblätter, nur noch das Registerblatt „SQL-Anweisung" erscheint weiterhin.

Es kann in dieser Dokumentation nicht auf die standardisierte Daten-Abfragesprache SQL eingegangen werden. Zu Informationen zu diesem Thema existiert eine Reihe von hervorragenden Büchern im Fachhandel. , das die SQL-Abfrage direkt an die Borland Database Engine weiterreicht, unterstützt (bis auf einige Ausnahmen) den Standard SQL-92.

Um eine sinnvolle Anfrage zu stellen, müssen Sie über das Datenmodell von  bescheid wissen, Sie müssen wissen, in welcher Tabelle welche Information unter welchem Spaltennamen zu finden ist. Sie finden eine Übersicht über wichtige Datenbanken/Tabellen unter der Überschrift „Von  verwendete Datenbanken“.

Im Folgenden soll exemplarisch die Definition einer Abfrage zur Umsetzung aller  eines Kurses in einen anderen dargestellt werden.

Die Syntax dafür lautet:

Update SLD
Set Kurs=“en99“
Where Kurs=“en25“

Obige Abfrage ersetzt alle Kurs-Einträge der SLD-Tabelle (d.h. bei allen Kurswahlen), denen der Kurs „en25" zugeordnet ist, durch „en99". Wenn Sie nach Eingabe dieser Abfrage den „Ausführen"-Schalter in der Menüleiste betätigen, werden also alle Teilnehmer des Kurses en25 in den Kurs en99 überschrieben. Sie können diese Abfrage mit Hilfe des Schalters „Speichern" oder „Speichern unter" in bekannter Weise in einer Datei sichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal (mit Hilfe des Menüpunktes „Abfrage laden") laden und ausführen zu können.

Sicher haben Sie sich schon nach der Bedeutung der rechts neben dem SQL-Eingabefeld stehenden Liste gefragt.

Bei der Datenerfassung mit sind Sie mehrfach mit Auswahlfeldern konfrontiert worden, die Ihnen die Selektion einer Möglichkeit aus einer festen Liste von Alternativen vorschreiben. So können Sie z.B. bei der Funktion einer Kurswahl zwischen den Werten „normal, still, Hucke-Pack und Sport-Theorie" wählen. kodiert diese Wahl durch numerische Werte. Um diese Werte nicht direkt eingeben zu müssen, können Sie bei den benutzerdefinierten Abfragen auf die oben aufgelisteten Konstanten zugreifen, die Platzhalter für diese Codes darstellen. Wenn Sie also z.B. nur die Kurswahlen ersetzen wollen, die eine „stille" Funktion haben, könnte Ihre Anfrage wie folgt aussehen:

UPDATE SLD
SET Kurs=“en99“
WHERE (Kurs=“en25“) AND (Funktion=:wstill)

Die ersten zwei Buchstaben einer Konstanten geben in der Regel den Verwendungszweck der Konstante vor.

Konstante/Konstanten-Präfix	Bedeutung / Verwendungszweck
PLK1	Code für Leistungskurs 1
PLK2	Code für Leistungskurs 2
PP3	Code für 3. Prüfungsfach
PP4	Code für 4. Prüfungsfach
PP4Ersatz	Code für Ersatz für 4. Prüfungsfach
mpa...	mündliche Prüfungsart: angesetzte, freiwillige oder keine

mündliche Prüfung

wf...	Funktion der Kurswahl
ka...	Kursart (in Kurswahl und Kurs-Kartei)
fc...	Fehlercode

Ein hilfreiches Leistungsmerkmal der benutzerdefinierten Abfrage ist die Benutzung von sog. benutzerdefinierten Parametern. Diese Parameter, deren Bezeichnung mit einem % beginnen muss, können Sie als Platzhalter in Ihrer Abfrage verwenden. Der einzusetzende Wert für diese Platzhalter wird bei der Ausführung der Abfrage in einem Dialog erfragt. So können Sie die obige SQL-Abfrage zu einer Art generischen Ersetzungs-Abfrage erweitern:

UPDATE SLD
SET Kurs=%Neuerkurs
WHERE Kurs=%Alterkurs

Wenn Sie diese Abfrage ausführen, erscheinen nacheinander zwei Dialogboxen, die Sie zum Eingeben der Werte auffordern, die für die Platzhalter „Neuer Kurs" und „Alter Kurs" eingesetzt werden sollen. Bitte denken Sie (wie in dem Dialog erwähnt) daran, dass Sie den Inhalt von String-Parametern mit Anführungszeichen einschließen müssen.

Alternativbegriffe:

Abfragen zur Datenanzeige (Abi.5)

Am Beispiel einer Liste für Tutorinnen und Tutoren soll die Vorgehensweise erläutert werden.

Wählen Sie zunächst den Reiter „SQL-Anweisung“.
In der Regel benötigen Sie Daten aus der Datenbank „Schueler“. Sie wählen die gewünschten Daten mit dem Befehl „Select …. from schueler“. Für das Beispiel benötigen Sie die Felder „Vorname“, „Nachname“, „Tutor“ und „Geburtsdatum“. Die Felder werden durch ein Komma voneinander getrennt.
Fügen Sie in der zweiten Zeile den Befehl „order by tutor,nachname,vorname“ ein:

Drücken Sie nun zunächst auf die Taste „Testen“. Es sollte dann die Meldung „Die Abfrage führt zu einer Antwort“ erscheinen. Andernfalls prüfen Sie bitte die Schreibweisen.
1. Wollen Sie einen benutzerdefinierten Parameter abfragen? Kennzeichnen Sie diesen mit einem & - nicht wie früher mit %. Also heißt es jetzt auch &Schuelerfilter (der Ausdruck muss in der WHERE-Abfrage übrigens nicht in Klammern).
2. Benutzervariablen dürfen keine Sonderzeichen enthalten, es sei denn, man setzt sie in `` (SHIFT+Akzenttaste, also Accent grave und ein Leerzeichen).

In der BDE-Version verwendete Parameter wie %Semester?1/4 müssen nun &`Semester? 1..4` geschreiben werden. Diese Schreibweise muss dann auch im SQL-Teil verwendet werden, z.B. WHERE &`Semester? 1..4` = 3.

Wechseln Sie nun zu dem Reiter „Spalten-Optionen“ und drücken Sie auf die Taste „fehlende Spalten ergänzen“. Sie erhalten folgenden Bildschirm:

Sollte es Probleme bei der Übernahme von Abfragen aus der Version 3.4 geben: Einfach die betreffende Spalte löschen und gleich wieder einfügen ("fehlende Spalten ergänzen"). Damit wird intern der korrekte Datentyp verwendet.

Mit dem Reiter „Tabellensicht“ können Sie sich die erzeugten Daten ansehen.

Um auch eine Druckausgabe ihrer Daten erstellen zu können, müssen Sie zunächst ein Layout erzeugen. Dies geschieht durch Anwahl des Menüpunktes „Layout – Layout erzeugen“. Es erscheint die Anfrage, ob Sie das bestehende Layout überschreiben wollen. Wählen Sie "Ja" und rufen Sie anschließend den Menüpunkt „Drucken – Layout bearbeiten und drucken“ auf und sehen eine Standardliste. Ihre erste kleine Abfrage ist fertig.

Alternativbegriffe:

Abfragen zur Mehrschritt-Datenanzeige (Abi.5)

Der letzte Typ von benutzerdefinierten Abfragen ist die Mehrschritt-Datenanzeige. Schon die Bezeichnung legt die korrekte Vermutung nahe, dass es sich hierbei um eine Erweiterung des Abfragetyps Datenanzeige handelt. Auch die Mehrschritt-Datenanzeige kann zur Extraktion und Aufbereitung von Informationen aus den Apollos-Datensätzen genutzt werden. Im Gegensatz zur einfachen Datenabfrage erlaubt Sie jedoch die Erstellung und den anschließenden Zugriff auf Zwischenergebnisse. In diesem Kontext kann sie sehr gut z.B. zur Erstellung von Statistiken benutzt werden.

Die Funktion einer Mehrschritt-Datenanzeige soll wiederum an einem Beispiel erläutert werden:

Gefordert ist eine Liste, die neben jedem Kurs die Anzahl der männlichen und der weiblichen angibt.

Zur Lösung dieser Aufgabe kann man Sie zunächst in drei kleinere Aufgaben unterteilen:

1.	Liste aller Kurse mit Anzahl der männlichen Schüler
2.	Liste aller Kurse mit Anzahl der weiblichen Schülerinnen
3.	Liste aller Kurse mit Anzahl Nationalität deutsch
4.	Liste aller Kurse mit Anzahl Nationalität nicht deutsch
3.	Zusammenführen aller Listen

In lässt sich dies im Registerblatt „Mehrschritt-Abfrage" verwirklichen:

unterstützt Mehrschritt-Abfragen, die auf max. 4 Zwischenergebnisse zurückgreifen. Sie können diese Zwischenergebnisse durch reguläre SQL-Statements in den Textfeldern %_Tab1 bis %_Tab4 beschreiben. Das Ergebnis des ersten SQL-Ausdrucks ist eine Kursliste zusammen mit der Anzahl von männlichen Schülern (S.Geschlecht = „M"), der zweite SQL-Ausdruck liefert entsprechendes für weibliche Schülerinnen usw.. Mit Hilfe der Gesamt-Abfrage lassen sich diese Zwischenergebnisse zu einer einzigen Tabelle verschmelzen. Dabei können Sie auf die Zwischenergebnisse wie auf reguläre Tabellen zugreifen, die die Namen %_Tab1 bis %_Tab4 besitzen.

Für alle Textfelder zur Eingabe von SQL-Statements gelten die bereits erläuterten Möglichkeiten zur Nutzung von Konstanten und benutzerdefinierten Parametern.

Nach ein paar Schönheitskorrekturen im Registerblatt „Spalten-Optionen" führt die in Mehrschritt-Datenanzeige (Statistik) dargestellte Gesamt-Abfrage zu folgendem Ergebnis:

Alternativbegriffe:

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